งานยังไม่เสร็จ จะขอความเห็นอย่างไรให้ได้สิ่งที่ต้องแก้?
“ช่วยดูให้หน่อยครับ ยังไม่เสร็จ” คนรับเปิดร่างแล้วตอบว่า “ไว้เสร็จก่อนค่อยส่งมา” คนทำจึงกลับไปทำต่อ ทั้งที่อยากรู้ว่าทิศทางนี้ควรไปต่อหรือเปลี่ยนก่อน
ร่างอาจไม่ได้ถูกปฏิเสธเพราะยังไม่ดีครับ คนรับอาจไม่รู้ว่าผู้ส่งอยากให้ดูอะไร จึงใช้เกณฑ์ของงานฉบับพร้อมใช้มาตรวจร่างที่ยังต้องช่วยกันคิด
คำตอบสั้นของผมคือ บอกว่าร่างอยู่ขั้นไหน ขอให้ช่วยดูเรื่องใด และอยากได้ความเห็นกลับมาแบบไหนครับ คนรับจะรู้ว่าจะช่วยตรงไหน ส่วนคนทำก็แก้ต่อจากคำตอบได้
บอกขั้นของร่างก่อนให้คนรับตัดสิน
คำว่า “ยังไม่เสร็จ” กว้างครับ อาจหมายถึงมีแต่หัวข้อ เขียนครบแล้วแต่ยังไม่ได้ตรวจ หรือมีข้อมูลบางส่วนที่ต้องรอ คนรับจึงต้องเดาว่าร่างนี้พร้อมให้ดูแค่ไหน
ลองบอกเป็นสิ่งที่มีแล้ว เช่น “ร่างนี้มีหัวข้อครบ แต่ตัวอย่างยังไม่ได้เติมครับ” คนรับจะเห็นจุดตั้งต้น และรู้ว่าพื้นที่ว่างเป็นส่วนที่กำลังทำ ไม่ใช่สิ่งที่คนทำลืม
จากนั้นบอกว่าต้องการความเห็นก่อนทำอะไรต่อ เช่น ก่อนเขียนเนื้อหาเต็ม ก่อนเลือกตัวอย่าง หรือก่อนจัดหน้า เหตุผลนี้ช่วยให้คนรับรู้ว่าทำไมควรดูตอนนี้
ขอให้ช่วยดูหนึ่งเรื่องที่มีผลต่อขั้นถัดไป
“มีอะไรแนะนำไหม” เปิดกว้างมากครับ คนรับอาจตอบเรื่องสี การสะกด หรือความยาว ขณะที่คนทำกำลังลังเลว่าคนอ่านจะเข้าใจประเด็นหลักหรือไม่
ผมชวนเลือกคำถามที่คำตอบจะเปลี่ยนสิ่งที่เราทำต่อ เช่น “อ่านแล้วรู้ไหมว่าคนอ่านควรลองอะไร” หรือ “หัวข้อไหนที่ยังตอบโจทย์ไม่ครบ” คำถามนี้เชื่อมกับการแก้ร่างโดยตรง
บอกส่วนที่ยังไม่ขอให้ตัดสินด้วยได้ครับ เช่น “รอบนี้ขอดูประเด็นกับลำดับก่อน ภาพและคำผิดจะตรวจรอบถัดไป” คนรับจึงไม่ต้องเสียเวลาแก้สิ่งที่จะเปลี่ยนหลังทิศทางชัด
ลองใช้กับร่างคู่มือว่า “ร่างนี้มีลำดับขั้นแล้วครับ ขอช่วยดูว่าข้ามขั้นที่จำเป็นไหม ส่วนคำอธิบายยังเติมอยู่ ถ้าเห็นจุดข้าม ขอชี้ว่าควรมีเรื่องใดก่อนขั้นไหนครับ” คนรับจะรู้ว่าจะดูเรื่องใดก่อน
ขอข้อสังเกตที่คนทำเอาไปแก้ได้
คำว่า “ยังงง” เป็นจุดเริ่มต้นครับ ลองถามต่อว่า “งงตรงประโยคไหน และตอนอ่านเข้าใจว่าอย่างไร” คนทำจะเห็นระยะห่างระหว่างสิ่งที่ตั้งใจสื่อกับสิ่งที่คนรับอ่านได้
คนรับช่วยด้วยการชี้ตำแหน่งและบอกสิ่งที่เกิดตอนอ่าน เช่น “ตรงนี้บอกให้ไปคุย แต่ยังไม่รู้ว่าจะคุยกับใคร” คนทำจึงเลือกเติมคนรับผิดชอบตรงนั้นได้
แยกข้อสังเกตจากข้อเสนอวิธีแก้ครับ ข้อสังเกตคือคนอ่านยังไม่เห็นอะไร ส่วนข้อเสนอคือจะเติมหรือตัดอะไร คนทำควรเข้าใจปัญหาก่อนเลือกวิธีที่เข้ากับงาน
เมื่อได้ความเห็น ให้ทวนสั้น ๆ ว่า “ผมเข้าใจว่าต้องทำให้คนอ่านเห็นขั้นแรกชัดขึ้น จะลองเพิ่มตัวอย่างตรงนี้ครับ” คนรับจะช่วยแก้ความเข้าใจได้ก่อนเราไปแก้ร่างยาว ๆ
เช็กลิสต์ 5 ข้อก่อนกดส่งร่าง
ก่อนแนบร่าง ลองเช็กข้อความฝากงานทีละข้อครับ คนรับควรรู้ว่าจะช่วยอะไร และคนทำควรรู้ว่าจะเอาคำตอบไปแก้ขั้นไหน
- บอกขั้นของร่างแล้ว มีอะไรครบ และส่วนใดกำลังเติม คนรับจะได้ใช้เกณฑ์ที่เหมาะกับรอบนี้
- เลือกเรื่องที่จะขอให้ดูแล้ว มีคำถามหลักหนึ่งข้อที่คำตอบจะช่วยให้ทำขั้นถัดไปได้
- แนบสิ่งที่ใช้ตอบคำถามได้แล้ว เป็นร่างฉบับเดียวกัน เปิดได้ และเห็นส่วนที่อยากให้ช่วยดู
- บอกลักษณะคำตอบที่ต้องการแล้ว ขอให้ชี้ตำแหน่งและสิ่งที่ยังขาด แทนบอกเพียงว่าชอบหรือไม่ชอบ
- คุยเวลารับความเห็นแล้ว บอกว่าจะใช้คำตอบเมื่อไร และเปิดให้คนรับตอบว่าเวลาไหนทำได้
ถ้าข้อใดยังไม่ชัด เติมข้อความส่วนนั้นก่อนส่งครับ หลังรับความเห็น ให้บอกกลับว่าจะเปลี่ยนอะไรและเรื่องใดยังต้องถามเพิ่ม ร่างถัดไปจะได้เห็นจุดที่แก้จากความเห็นครั้งนี้
ใช้ ใบงานข้อตกลงการส่งต่องาน เพื่อคุยสิ่งที่จะส่งกับคนรับ และใช้ คำถามคุยตัวต่อตัว เมื่อต้องฟังว่าคนรับยังติดเรื่องใด
ถามบ่อย: ควรส่งร่างให้ดูเมื่อไร?
ส่งเมื่อมีสิ่งที่คนรับใช้ตอบคำถามที่เราขอได้ครับ เช่น มีโครงให้ตรวจลำดับ หรือมีประโยคให้ลองอ่าน บอกขั้นของร่างกับเรื่องที่จะขอความเห็นก่อนส่ง
ถามบ่อย: คนรับบอกว่ายังไม่พร้อม ควรถามต่ออย่างไร?
ถามว่าขาดอะไรจึงจะช่วยดูเรื่องที่ขอได้ครับ ถ้าต้องมีข้อมูลเพิ่ม ให้เติมข้อมูลนั้นก่อน หากเป็นการรอให้ทั้งชิ้นเสร็จ ลองทวนว่าขอความเห็นเรื่องใดก่อนทำต่อ
ถามบ่อย: ได้ความเห็นต่างกันหลายคนควรแก้ตามใคร?
กลับไปดูเป้าหมายคนอ่านและเรื่องที่ขอให้ตรวจครับ แยกว่าความเห็นต่างกันเรื่องปัญหาที่พบหรือวิธีแก้ แล้วให้คนที่รับผิดชอบชิ้นงานเลือกและบอกเหตุผลของทางที่จะทำต่อ
อ่านต่อ: มอบหมายงานให้ชัด: ใบส่งต่องานฟรีสำหรับ HR · คำถามที่พบบ่อย