ทีมคุยกันไม่รู้เรื่อง ควรเริ่มแก้ที่ตรงไหน

เริ่มจากเหตุการณ์ แทนการตัดสินตัวคน

คำว่า “ไม่รับผิดชอบ” หรือ “ไม่เคยฟัง” บอกความรู้สึกของเราได้ แต่ยังไม่บอกว่าอีกฝ่ายควรเปลี่ยนพฤติกรรมใด ลองเปลี่ยนเป็นสิ่งที่มองเห็นได้ เช่น งานชิ้นไหนส่งเมื่อไร ข้อมูลใดไม่ได้รับ และใครต้องใช้ข้อมูลนั้นต่อ

ตัวอย่างสมมติ: “ผมขอสรุปเมื่อวันจันทร์ คาดว่าจะใช้ในการประชุมวันพุธ แต่เราไม่ได้ตกลงเวลากันให้ชัด ตอนนี้อยากคุยว่าควรส่งข้อมูลแบบไหนและเมื่อไร” ประโยคนี้เปิดให้ตรวจความเข้าใจทั้งสองฝ่าย โดยยังพูดถึงผลกระทบของงานได้ตรงไปตรงมา

แยกสิ่งที่เกิดขึ้นออกจากสิ่งที่เราคิด

ลองจดสองช่อง ช่องแรกคือข้อเท็จจริงที่ตรวจสอบร่วมกันได้ ช่องที่สองคือความหมายที่เราตีความ เช่น “ยังไม่ได้รับไฟล์” ต่างจาก “เขาไม่เห็นว่างานนี้สำคัญ” การตีความอาจถูกหรือผิดก็ได้ จึงควรใช้เป็นคำถามให้ตรวจสอบ

คำถามที่นำไปใช้ได้: “ตอนรับโจทย์ คุณเข้าใจว่างานนี้ต้องเสร็จเมื่อไร” และ “มีข้อมูลหรือข้อจำกัดอะไรที่ผมยังไม่รู้”

ทำความคาดหวังให้เป็นข้อตกลง

ก่อนจบการคุย ลองตกลงให้ครบว่าใครรับผิดชอบงานอะไร งานที่เรียกว่าเสร็จหน้าตาเป็นอย่างไร ต้องส่งเมื่อไร และถ้าพบอุปสรรคให้แจ้งใครผ่านช่องทางไหน

ตัวอย่างสมมติ: “ส่งสรุปหนึ่งหน้าในวันอังคารก่อน 16.00 น. มีตัวเลขล่าสุด ประเด็นที่ต้องตัดสินใจ และสิ่งที่ยังไม่ทราบ ถ้าข้อมูลไม่ครบ ให้แจ้งภายในเที่ยงพร้อมระบุส่วนที่ขาด” ข้อตกลงนี้ยังปรับได้ตามภาระงานจริงของทีม

ทดลองเล็ก แล้วกลับมาทบทวน

เลือกงานหนึ่งชิ้นหรือช่วงเวลาสั้น ๆ มาทดลองข้อตกลงใหม่ เมื่อจบงานให้คุยว่าอะไรชัดขึ้น อะไรยังติด และต้องแก้อะไร การทบทวนควรเปิดโอกาสให้ทั้งหัวหน้าและผู้ทำงานปรับวิธีของตัวเอง

แนวทางนี้เป็นเครื่องมือชวนคุย ไม่ได้หมายความว่าทุกปัญหาเกิดจากการสื่อสาร หากภาระงานเกินกำลัง บทบาททับซ้อน หรือผู้ทำงานไม่มีอำนาจตัดสินใจ อาจต้องปรับระบบงานควบคู่กัน

คำถามสำหรับเริ่มใช้กับทีม

• เหตุการณ์ล่าสุดที่ทำให้เรารู้สึกว่าคุยกันไม่รู้เรื่องคืออะไร
• มีส่วนใดเป็นข้อเท็จจริง และส่วนใดเป็นการตีความ
• เราตกลงเรื่องผู้รับผิดชอบ ผลงาน และกำหนดเวลาตรงกันหรือยัง
• ครั้งหน้าจะทดลองเปลี่ยนอะไรหนึ่งอย่าง และกลับมาทบทวนเมื่อไร

หากต้องการนำโจทย์คนและทีมมาคุยอย่างเป็นระบบ สามารถดูแนวทางทำงานร่วมกันได้ที่หน้าบริการ